Ochranu vašich osobních údajů bereme vážně. V tomto dokumentu vysvětlujeme, jaké osobní údaje zpracováváme, proč, jak dlouho je uchováváme, komu je můžeme předat a jaká máte práva. Zpracování probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem vašich osobních údajů je:
KLIMAX Teplice s.r.o.
Teplická 45, 417 23 Košťany u Teplic
IČO: 25409174, DIČ: CZ25409174
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 16101
Ve všech záležitostech týkajících se osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@klimax.cz, telefonicky na +420 417 568 023 nebo poštou na adrese sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tato povinnost ze zákona nevzniká.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
- Identifikační údaje – jméno a příjmení, název firmy, IČO, DIČ, pracovní pozice.
- Kontaktní údaje – e-mail, telefon, korespondenční adresa, adresa místa instalace.
- Údaje o poptávce a zakázce – popis požadavku, technické parametry objektu, nabídky, objednávky, smlouvy, předávací a servisní protokoly.
- Údaje o zařízeních a servisu – typ a výrobní čísla zařízení, historie servisních zásahů, plánované prohlídky, hlášení závad.
- Platební a fakturační údaje – fakturační adresa, číslo účtu, údaje o platbách.
- Údaje uživatelů zákaznického a partnerského systému KORE – přihlašovací jméno, záznamy o přihlášení a činnosti v systému.
- Technické údaje z návštěvy webu – IP adresa, typ prohlížeče, datum a čas přístupu, údaje z cookies (podrobně viz Zásady používání cookies).
Údaje získáváme především přímo od vás (poptávkový formulář, e-mail, telefon, osobní jednání), případně od vašeho zaměstnavatele či obchodního partnera, pokud jste jeho kontaktní osobou, a z veřejných rejstříků (obchodní a živnostenský rejstřík, ARES). Zvláštní kategorie osobních údajů (např. údaje o zdraví) nezpracováváme.
3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
| Účel | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|
| Vyřízení poptávky z formuláře, e-mailu nebo telefonu a příprava nabídky | Kroky před uzavřením smlouvy na vaši žádost – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Po dobu jednání, a pokud ke smlouvě nedojde, nejdéle 2 roky od poslední komunikace |
| Uzavření a plnění smlouvy – dodávka, instalace, servis, náhradní díly, technická podpora | Plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Po dobu trvání smluvního vztahu |
| Vedení účetnictví a daňové evidence, vystavování faktur | Plnění právní povinnosti – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR | Účetní doklady 5 let (zákon č. 563/1991 Sb.), daňové doklady pro DPH 10 let (zákon č. 235/2004 Sb.) |
| Vyřizování reklamací a záručních oprav, uplatnění a obhajoba právních nároků | Oprávněný zájem – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; u reklamací také plnění právní povinnosti | Po dobu trvání záruky a promlčecí lhůty, zpravidla 4 roky po skončení záruky |
| Evidence instalovaných zařízení a plánování servisních prohlídek v systému KORE | Plnění smlouvy; u zákonných kontrol (např. kontroly těsnosti zařízení s fluorovanými plyny) plnění právní povinnosti | Po dobu životnosti zařízení u zákazníka, resp. po dobu stanovenou příslušným předpisem |
| Péče o zákazníky a obchodní partnery, zasílání informací o novinkách a školeních existujícím zákazníkům a partnerům | Oprávněný zájem – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. | Do vznesení námitky (odhlášení), nejdéle 3 roky od poslední spolupráce |
| Zasílání obchodních sdělení osobám, které nejsou našimi zákazníky | Souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR | Do odvolání souhlasu |
| Zajištění provozu a bezpečnosti webu a systému KORE (serverové logy, ochrana proti zneužití) | Oprávněný zájem – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | Zpravidla 6 měsíců |
| Analytické a jiné nepovinné cookies | Souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. | Viz Zásady používání cookies |
Poskytnutí údajů v poptávkovém formuláři je dobrovolné, bez kontaktních údajů vám ale nemůžeme odpovědět. Údaje potřebné k uzavření smlouvy a ke splnění zákonných povinností poskytnout musíte, jinak smlouvu uzavřít nelze. Automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky neprovádíme.
4. Komu údaje předáváme
Vaše údaje neprodáváme. Předáváme je jen v nezbytném rozsahu těmto příjemcům, kteří jsou vázáni smlouvou a povinností mlčenlivosti:
- poskytovatelům IT služeb – provozovatel webhostingu (Webglobe, a.s.), poskytovatel e-mailových a kancelářských služeb (Microsoft 365), správci serverové infrastruktury;
- externí účetní společnosti AK Economy & Accounting s.r.o.;
- dopravcům a přepravním službám při doručování zboží a náhradních dílů;
- výrobcům zařízení a jejich servisním organizacím v rozsahu nutném pro vyřízení záruční opravy (zejména výrobní číslo zařízení, místo instalace a popis závady);
- subdodavatelům a montážním partnerům, pokud se podílejí na realizaci vaší zakázky;
- advokátům a inkasním službám při vymáhání pohledávek;
- orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
Systém KORE včetně poptávkového formuláře provozujeme sami. Údaje zpracováváme převážně v Evropské unii. Pokud některý poskytovatel (např. Microsoft nebo Google) zpracovává údaje mimo EU/EHP, děje se tak na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek.
5. Služby třetích stran na webu
Google Analytics. Pokud k tomu udělíte souhlas v liště cookies, používáme službu Google Analytics společnosti Google Ireland Limited. Pomocí analytických cookies nám poskytuje souhrnné statistiky o tom, jak návštěvníci web používají. Bez vašeho souhlasu se Google Analytics vůbec nenačte. Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat na stránce Zásady používání cookies.
Google Maps. Na stránce Kontakt je připravena mapa služby Google Maps (Google Ireland Limited). Mapa se načte, až když v liště cookies udělíte souhlas, nebo když ji sami zobrazíte tlačítkem „Zobrazit mapu“. Teprve potom může Google zpracovávat vaši IP adresu a ukládat cookies podle svých zásad ochrany soukromí.
Písma a sociální sítě. Písma webu načítáme z našeho vlastního serveru, ne od externích poskytovatelů. Pluginy sociálních sítí na webu nepoužíváme.
6. Jak údaje chráníme
Přijali jsme technická a organizační opatření, která chrání údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou či zneužitím – zejména šifrovaný přenos dat (HTTPS/TLS), řízení přístupových práv, zálohování a přístup k údajům jen pro pověřené zaměstnance, kteří je potřebují ke své práci.
7. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:
- na přístup – zjistit, zda a jaké vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii (čl. 15 GDPR);
- na opravu nepřesných nebo neúplných údajů (čl. 16 GDPR);
- na výmaz, pokud pominul účel zpracování nebo je zpracování neoprávněné (čl. 17 GDPR);
- na omezení zpracování, např. po dobu ověřování přesnosti údajů (čl. 18 GDPR);
- na přenositelnost – získat údaje, které jste nám poskytli, ve strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR);
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; proti zasílání obchodních sdělení kdykoli a bez udání důvodu (čl. 21 GDPR);
- odvolat souhlas, pokud zpracování na souhlasu stojí – odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním;
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@klimax.cz nebo písemně na adrese sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti. Vyřízení žádosti je zdarma; u zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádosti nevyhovět.
8. Změny těchto zásad
Zásady můžeme průběžně aktualizovat, například při změně našich služeb nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce s uvedením data platnosti.